¿Eres una persona que continuamente revisa la bandeja de entra de tu correo? ¿Sientes una sensación de hundimiento, de temor o resentimiento cada vez que te fijas en tu bandeja de entrada?
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Como reducir el tiempo que pasas con tus emails
Si eres una profesional que revisa continuamente los mensajes que les llegan, es probable que te preguntes por qué la gente habla de que el correo electrónico es un ahorro de tiempo, cuando en tu universo ocurre exactamente lo contrario.
Puedes optar por seguir algunos o todos estos pasos, y por supuesto, siempre le puedes pedir ayuda a tu asistente virtual para manipularlo.
No importa cómo hacer frente a tu email, cuando logras optimizar su uso, que sin duda ahorrará tiempo para que puedas centrarte en lo realmente importante: tu actividad profesional.
7 consejos para ahorrar tiempo con tus Email
1-Para iniciar, apaga las alertas sonoras
Hay pocas cosas que pueden interrumpir una armonía de pensamiento, con más eficacia que un sonido metálico. Por eso para no ponerte en alerta cada vez que escuches el sonido de un mensaje nuevo, sencillamente desactiva las alertas sonoras. Esto te permitirá revisar tus mensajes con menos estrés.
2-Mantén tu correo electrónico personal y profesional por separado
Si estás usando una dirección de correo electrónico para ambos, crea una nueva. Puede ser más fácil hacer la transición a los clientes a la nueva dirección de correo electrónico, especialmente si puedes crear uno que suene muy profesional o utiliza tu sitio web o razón social.
3-Debes bloquear el spam y darte de baja de los boletines no deseados
Debes bloquear el spam y darte de baja de los boletines no deseados o mensajes de correo electrónico de promoción que pueda estar recibiendo. Desactiva las notificaciones de redes sociales. Créeme, no necesitas un correo electrónico cada vez que a alguien le gusta tu último mensaje de Facebook.
4-A los mensajes de correo electrónico entrantes ordénalos por prioridad
Si utilizas Gmail, probablemente has notado que ahora hacen la clasificación para ti. Ellos han creado tres pestañas que separan el mail entrante: primaria, social y promociones. Si no utilizas Gmail, puedes crear carpetas de nombres y establecer reglas para que tu proveedor de correo electrónico envíe automáticamente mensajes de correo electrónico a la carpeta correspondiente.
5-Utiliza la función de archivo para mantener tu bandeja de entrada vacía
Cuando haya terminado con un mensaje, envíalo al archivo inmediato. Entonces no tendrás que buscar a través de toneladas de mensajes para encontrar lo que necesitas, y no tendrás el choque psicológico de ver miles de mensajes que encuentras allí cada día.
6-Programa bloques dedicados, de tiempo para el correo electrónico
No alternar constantemente entre tu trabajo real y tu pantalla de emails. Esta es una gran pérdida de tiempo. Es una distracción e interrumpe tus pensamientos por lo que te lleva mucho más tiempo para conseguir las tareas completadas en el largo plazo. Para empezar, planifica tu tiempo para hacer frente a tu correo electrónico sólo tres veces al día, y sólo media hora cada vez.
Compruébalo tú mismo a primera hora de la mañana, al mediodía, y antes de terminar tu día de trabajo. Ajusta este horario hasta que te acostumbres a él. Podrías incluso encontrar que realmente sólo tienes que consultar el correo electrónico una vez al día.
7-Abre los mails de verdad importantes
Si pasas mucho tiempo con revisando tu correo, sabes perfectamente cuales son los mensajes importantes y cuales son notificaciones secundarias que no necesariamente debes responder de inmediato. Frecuentemente no necesitan que les prestes atención.
También revisa con cierta regularidad la carpeta de spam que contiene correo no deseado para confirmar que no haya ido a parar allí los mensajes de un destinatario importante. De ser así, ábrelo e indícale al sistema que este no es correo basura para que vaya a parar a la bandeja de entrada principal.
Finalmente recuerda tener una actitud relajada al mirar tu correo. Después de todo son solo mensajes y no tienes que estresarte tratando de contestar a todos. Solo enfócate en los asuntos más importantes.