Como organizar mejor nuestra jornada de trabajo cada día

Como Organizar la jornada de trabajo sin desesperar

El tiempo es el bien más valioso y al mismo tiempo el más efímero. ¿Cuántas veces te ocurrió, que luego de un intenso día de labor, sentiste que el tiempo te absorbió, que no aprovechaste tu día de trabajo?

Entonces, comienzas a fijar tu atención en las capacidades de priorizar, de saber delegar, de concentrarse y de enfocarse en lo importante. Los gurús como Peter Senge, Stephen Covey o David Allen han elaborado el mejor material para enfocarnos en el trabajo, organizarlo y lograr la mayor efectividad.

Algunos de sus principios son de gran utilidad para obtener de tu día lo mejor.

Como enfocarnos en las prioridades?

Escenario de comienzo: la oficina. Hoy es casi natural, que tengamos que trabajar todo el día pegados a nuestro ordenador. No obstante también existen actividades de papeleo externas al ordenador. Entonces es bueno que consideremos todas las posibles formas de recopilación, electrónicas y en papel.

El primer punto esencial será una bandeja que puede llamarse de escritorio, donde irá a parar cualquier papel, sin distinción, incluyendo Cds, y software para instalar. Otro punto importante es tener un buen contestador telefónico, de la oficina o de móvil.

Especialmente si recibes muchas llamadas, las que no puedes atender inmediatamente. De esta manera podemos liberar nuestras preocupaciones y seguir haciendo lo que debemos con la tranquilidad de no perder nada.

Cuando estamos fuera de la oficina

No es lo ideal, pero hay situaciones en fuera de la oficina que requieren que mantengamos algunas herramientas de recopilación a la mano. Recuerda que una de las herramientas más útiles en la calle, es un teléfono inteligente.

Podrías también llevar una libreta de notas. Allí podrás tomar notas y registrar todas las ideas que aparecen en tu pensamiento. La idea de esto es que tengas un sistema, integrando todas las cosas que tienes que hacer.

Orden en el hogar

Si en tu casa tienes alguna clase de espacio de trabajo o escritorio similar al de la oficina, es posible que te convenga crear un orden similar. Así que instituye un ordenamiento similar para clasificar ideas, asuntos y practicar tus pautas de trabajo.

Entonces, allí puedes crear otra área de clasificación de asuntos. Tal vez puede ser un poco más simple. Podrías tener una bandeja para ideas sobre tu trabajo que han surgido en tu casa y otra con asuntos relacionados con la administración de tu hogar.

Es una manera de organizar trámites y asuntos que no sean de tu trabajo para saber como resolverlos sin que interfiera con tu tiempo en la oficina.

Administra tus áreas de responsabilidad

Cuando hablamos de áreas de responsabilidad, hablamos de las próximas acciones, aplicación de planes y proyectos, lo que constituye tareas de multi-acción.

Tienes que pensar que este tema constituye un nivel de abstracción. Todo lo que hacemos debe tener un porqué, y al margen de nuestros objetivos, priman nuestras responsabilidades, tanto las adquiridas como las impuestas. Indudablemente como padre tenemos responsabilidades con nuestra familia especialmente nuestros hijos.

Recuerda también que todos tenemos al menos entre 8 y 10 áreas de responsabilidad entre profesionales y personales, el ordenamiento de estas áreas, y la concreción de los objetivos internos de cada una, es parte también del ordenamiento de nuestro trabajo y nuestro éxito.

Tienes que resolver tus tareas pendientes

Tienes que resolver tu bandeja de tareas, debes resolver todo lo que esté requerido allí. Puede ser una tarea fácil y rápida, o más larga porque tengas que programar entrevistas y comunicaciones para el otro día o la semana.

Realiza lo prioritario, por ejemplo lo que puedes resolver en los siguientes dos minutos. Luego, delega a otra persona lo que tú no puedes hacer a causa de lo más urgente. En este caso, un empleado o asistente, si lo tienes.

Finalmente, lo que es a largo plazo planifícalo en tu agenda o calendario de manera cuidadosa. Procura señalar detalles que debas adelantar con el tiempo.

El secreto de la organización del tiempo, requiere que con calma resuelvas los asuntos de orden de gran prioridad, prioridad normal y baja prioridad. Anota lo que se te puede olvidar y mantén el orden. Esos son los ingredientes para organizar la jornada de trabajo sin desesperar.